Diariamente, os principais processos de um escritório contábil exigem uma grande dedicação do contador e sua equipe. Atender corretamente às solicitações dos clientes é fundamental.
Por isso, o ideal é criar uma rotina de trabalho, mapeando os processos e delegando funções à sua equipe. Assim ninguém fica sobrecarregado e todas as demandas são entregues dentro do prazo.
Para explicar quais os principais processos de um escritório contábil, preparamos o artigo abaixo. Siga a leitura, descubra quais são, e o que fazer para otimizá-los.
Processos de um escritório contábil
O primeiro passo é saber quais os principais processos de um escritório contábil. Eles funcionam como uma rotina dentro da contabilidade e envolvem diversos segmentos. Os principais são:
Escrita Fiscal
Esta é uma das etapas mais importantes dentro de um escritório de contabilidade e onde iniciam uma série de demandas que se transformarão em rotinas.
É na Escrita Fiscal que são feitos os registros de todas as notas fiscais das empresas, seja de entrada ou de saída.
Nesta etapa também são preparados os livros fiscais de cada cliente, conforme exigido pela legislação tributária. Tal etapa visa a validação das retenções de impostos e tributos, além de verificar excedentes sobre as notas fiscais.
Protocolo
Outra etapa importante são os Protocolos, que são a base dos principais processos de um escritório contábil. Aqui é papel do contador organizar as documentações que tem sob sua responsabilidade.
Os responsáveis pelo setor de Protocolo também são responsáveis em distribuir a documentação de todos os departamentos internamente dentro de um escritório contábil.
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Departamento Pessoal
Dentro dos principais processos de um escritório contábil também estão os relativos ao Departamento Pessoal das empresas. Sua função é registrar toda a documentação de cada colaborador dos clientes.
Esta é uma etapa que requer muita atenção com as informações, já que a área trabalhista possui legislação específica e que precisa ser seguida de forma rigorosa, sob pena de multas e outras penalidades ao empregador.
Por isso, é papel do Departamento Pessoal cuidar de processos relativos aos controles admissionais e demissionais, folha de pagamento e contracheques, além dos cálculos de impostos sobre o salário de cada funcionário.
Apuração de tributos
Também faz parte dos processos de um escritório contábil a apuração de tributos e emissão de guias para pagamento de impostos. Para isso, o escritório deverá estar atento ao regime tributário de cada empresa, e também observar casos de recuperação tributária ou elisão fiscal.
Por isso, esta área dentro de um escritório de contabilidade requer muita atenção e dedicação, para evitar que a empresa pague impostos além do necessário, ou deixe de fazer o pagamento de algum, o que pode vir a caracterizar como sonegação de impostos.
Demonstrações contábeis
Por fim, integra ainda os principais processos de um escritório contábil as demonstrações. São por meio delas que são enviadas informações aos órgãos competentes para atender as regras tributárias.
Nas demonstrações contábeis, se enquadram:
- Balanço Patrimonial
- Demonstração de resultados
- Fluxo de caixa
- DMPL
- Entre outras
Importância do mapeamento de processos
Como abordamos no início, o mapeamento dos processos contábeis é uma etapa importante para o bom andamento dos trabalhos em um escritório. Isso permite identificar as demandas, determinar responsabilidades e prazos, evitando prejuízos aos clientes.
Para isso, o primeiro passo é elencar cada um dos processos existentes no escritório. Com base neles, determinar responsáveis, sequência de trabalho, prazos, geração de relatórios, entre outros.
Importante frisar que a emissão de relatórios aos clientes tem como função muni-lo de informações que possam contribuir para a gestão do seu negócio e melhor tomada de decisão.
Por isso, na hora de mapear processos, é preciso também já determinar quais relatórios serão gerados, que informações devem conter e para quem devem ser enviados.
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