Você sabe que para crescer no mercado e ocupar seu espaço, cultivar um bom relacionamento com as pessoas é essencial. E isso vale para todo o ecossistema do seu escritório, ou seja, parceiros, clientes e colaboradores. Sua rede de amigos, por exemplo, certamente ajudou a fortalecer seu negócio. Seu relacionamento próximo com os clientes também colaborou para a fidelização e indicação para outros potenciais compradores.

Estar próximo de seu time também traz sua contribuição. Afinal, compartilhar seu conhecimento é um ótimo caminho para desenvolver novos talentos e tornar seus serviços ainda melhores.

Mas, com o crescimento da empresa, para continuar fazendo esse relacionamento, você vai precisar se afastar do operacional. Isso não quer dizer que você vai “delargar” as atividades. Isso quer dizer que você vai delegar uma parte delas e contar com alternativas, como tecnologia, para agilizar outras. É dessa forma que outros escritórios crescem, liderados por uma nova geração de contadores.

Ou você prefere se afastar do que mais gosta na contabilidade: relacionamento com os clientes?

Alternativas para aliviar sua rotina e de seu time

Gerenciar melhor a rotina é um desafio para todas as empresas, incluindo os escritórios contábeis. E é inegável como a tecnologia vem mudando o mercado ao otimizar tarefas, integrar setores e gerenciar informações. Então você deve contar com inovações tecnológicas para melhorar a eficiência operacional e a experiência de quem trabalha no seu escritório e dos seus clientes. Em decorrência, você também colherá frutos, com uma rotina mais dinâmica e até mais leve, além de maior disposição para buscar novos negócios.

A CPA, uma organização americana voltada ao desenvolvimento das empresas contábeis, divulgou no estudo Welcome to the Fast Future que apenas 10% das empresas contábeis se vêem como inovadoras. Mesmo assim, 90% das empresas entrevistadas concordam que o digital já é um futuro próximo e 20% acreditam que as inovações vão ditar mudanças no setor até 2025..

Sim, você também precisa inovar para se movimentar com mais velocidade. Então confira algumas opções de uso da inovação tecnológica para sua empresa contábil.

# Para ter mais eficiência e segurança nas rotinas tributária e fiscal

Se você ainda não investiu em tecnologia para ser eficiente nas rotinas de escrituração contábil e fiscal, gestão trabalhista e previdenciária, lamentamos dizer que está atrasado.

Adotar uma solução de gestão contábil no seu escritório é fundamental. E mesmo com uma estrutura enxuta, gerir as principais funções do escritório de forma  automatizada e deixar as tarefas manuais no passado vai ajudar seu time e você a economizar horas preciosas a serem direcionadas para se relacionar e conquistar mais clientes.

Com tecnologia você vai integrar setores e evitar retrabalho, pois as informações vão transitar entre as tarefas. De quebra, você também aumenta a segurança da operação. Você pode contar com soluções como Zeropaper ou ContaAzul para essa gestão.

Além de outras alternativas como a Arquivei que dispõe de aplicativos para gestão das operações que envolvem o fisco, como por exemplo:

  • +Busca: fazer a gestão do XML das NFes de seus clientes, pode ser uma tarefa difícil. O +Busca auxilia nesta tarefa. E é possível fazer pesquisas em bancos de dados, com várias opções de filtros: por notas não-autorizadas, arquivadas, fora do prazo, autorizadas e muitos outros;
  • Controle de Devolução: outro bom aplicativo para qualquer contador, que tem foco na pesquisa de documentos fiscais cancelados por Código Fiscal de Operações e Prestações. O aplicativo também mostra todos os detalhes da NFe devolvida;
  • Conferência de SPED: não é incomum haver erros ao prestar contas ao Fisco. E este aplicativo confere as informações fiscais e ajuda a evitar erros que podem gerar dor de cabeça. A solução faz o cruzamento das suas informações fiscais com as que já estão no Fisco e identifica eventuais divergências.

# Para ter uma equipe mais produtiva e colaborativa

E para organizar melhor o cronograma e as agendas do pessoal? Ou manter todos “na mesma página”, sabendo o que acontece na empresa e nos clientes? Também tem tecnologia para ajudar.

Contar com ferramentas de trabalho para ajudar no planejamento e canais internos de comunicação vai ajudar a aumentar a produtividade de todos, com respostas mais rápidas. Basta ajustar o fluxo de trabalho e formas de repassar informações com velocidade.

Confira também alguns exemplos de software para ajudar:

  • Trello e Evernote: são aplicativos que permitem que você crie listas de tarefas e organize um fluxo de trabalho de uma forma lógica, de acordo com a sua realidade. E é possível envolver várias pessoas no processo.
  • Runrun.it, Asana e Producteev: são soluções de gestão colaborativa com foco em projetos. Elas permitem que você configure projetos com tarefas, sub-tarefas, papéis envolvidos e suas atribuições, entre outros, para chegar a um determinado resultado.
  • Google Chat/ Hangouts: é  uma maneira fácil de ter conversas com uma única pessoa ou grupos de pessoas por meio de vídeo ou apenas áudio. É excelente para reuniões à distância e para não adiar decisões ou conversas por questões de localização.

E, claro, temos o WhatsApp muito popular e que se torna uma boa ferramenta para assuntos urgentes. E agora, com o Whatsapp Business, seu escritório contábil pode desfrutar de mais benefícios, como acesso a estatísticas e envio de respostas rápidas com propósito profissional.

# Para pensar em novos modelos de trabalho

Neste ponto, a análise pode te preocupar. Mas simplificar a infraestrutura e mudar o modelo de negócio já é uma realidade no mercado contábil. E isso está ajudando muitos profissionais a alavancarem seus resultados. Como os modelos de franquia, por exemplo.

Os mais modernos oferecem toda a infraestrutura necessária para a realização dos serviços operacionais como escrituração contábil, toda parte fiscal e trabalhista. Ou seja, você conquista seus clientes, foca no relacionamento com eles e em ações estratégicas, enquanto o franqueador disponibiliza toda uma equipe de backoffice para fazer os serviços.

Além de livrar você dos investimentos e manutenção de infraestrutura física e contratação de pessoal, neste modelo você ainda poderá contar com ajuda na construção de know-how no segmento. Sim, a franqueadora vai compartilhar conhecimento sobre o mercado contábil com quem é seu franqueado, o que vai trazer mais segurança para suas ações de contato com clientes e prospects, por exemplo.

E por falar em prospects, em um modelo como esse que estamos falando, a franqueadora ainda apoia o processo de prospecção para o novo franqueado. Isso porque tem marca consolidada no mercado e promove ações para gerar leads, que são distribuídos entre os franqueados. Mais um “braço” ajudando na geração de leads é uma boa, não é mesmo?

Veja como ações inovadoras podem aliviar o peso das rotinas e tirar a sobrecarga de cima de você. Continue acompanhando nosso blog, vamos falar sobre mudanças, sem trauma e com benefícios para o seu negócio!